Prima di raccontare le vicende dell’archivio storico del CAI Sezione di Lecco “Riccardo Cassin”, è utile fare una premessa che spieghi i termini archivistici utili a descrivere un fondo.

Innanzitutto la parola archivio può essere usata per riferirsi:

• a un’istituzione, a un’organizzazione, o a un’unità all’interno di un ente che svolge funzioni archivistiche;
• al luogo che la ospita;
• al materiale documentario prodotto da un ente (complesso documentario).

Il documento archivistico è il componente elementare dell’archivio. Le proprietà di un documento sono: 

1. L’imparzialità: i documenti sono liberi dal sospetto di pregiudizio in relazione agli interessi per cui li usiamo;
2. L’autenticità: i documenti sono fonti affidabili di conoscenza del passato;
3. La naturalezza: il documento è uno strumento per raggiungere uno scopo;
4. L’unicità: ciascun documento archivistico è unico nel suo contesto.

Un concetto fondamentale da comprendere è il significato di vincolo archivistico, ovvero la relazione che ogni documento archivistico ha con i documenti archivistici che partecipano alla stessa attività e si accumulano nel corso delle funzioni del produttore. Il vincolo dimostra la relazione causa-effetto tra un documento e un altro. 

Il soggetto produttore

Secondo la definizione ISAAR (International Standard Archival Autorithy Records) il soggetto produttore di un archivio è qualsiasi entità (ente, famiglia, persona) che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione archivistica nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. 

Le fasi di vita di un archivio

Un archivio ha tre fasi di vita : 

• Archivio corrente: è la fase più vicina a noi, costituita dalle pratiche relative ad affari in corso di trattazione (documenti ancora in uso);
• Archivio di deposito: è costituito dalle pratiche non più in corso, ma ancora utili all’attività corrente. Sono periodicamente sottoposte al processo di selezione che può portare allo scarto o alla deposizione nell’archivio storico;
• Archivio storico: è costituito dall’insieme delle pratiche concluse da più di quarant’anni e destinate alla conservazione permanente.

L’archivio di deposito è un momento essenziale nei processi di formazione dell’archivio in quanto memoria/testimonianza. I documenti pubblici sono infatti beni culturali e cioè testimonianza materiale avente valore di civiltà. 

La notifica di interesse storico particolarmente importante

Ai sensi dell’Art. 14 del Codice dei beni culturali e del paesaggio: Il soprintendente avvia il procedimento per la dichiarazione di interesse culturale, anche su motivata richiesta della regione e di ogni altro ente territoriale interessato, donandone comunicazione al proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo della cosa che ne forma oggetto.

Gli archivi hanno una posizione leggermente diversa rispetto agli altri beni culturali perché la documentazione diventa bene culturale nel momento stesso in cui nasce (Art.10 del Codice). Il procedimento di dichiarazione viene fatto dalla Soprintendenza archivistica bibliografica e impone a un archivio o a un singolo documento la qualifica di bene culturale, consentendo legittimità allo Stato di intervenire in ordine alla vigilanza e alla tutela su quel bene.

L’avvio di procedimento comporta 80 giorni di tempo per chi lo riceve per fare delle osservazioni poiché il proprietario può non condividere il valore. La dichiarazione infatti comporta degli obblighi anche abbastanza significativi in ordine alla conservazione e può essere vissuta dai proprietari come una limitazione al loro titolo di proprietà. Decorsi gli 80 giorni, l’amministrazione si prende 40 giorni per decidere in ordine alle eventuali osservazioni. Entro i quattro mesi successivi all’avvio del procedimento amministrativo, esso si conclude con la recessione o con un decreto emesso dalla soprintendenza territoriale che vincola l’archivio alla tutela e alla conservazione dei beni.

L’ordinamento 

Il processo di ordinamento permette di organizzare i documenti secondo una gerarchia esplicitata nell’albero archivistico, che è la struttura di un archivio diviso in serie e sottoserie). I beni sono ordinati tenendo conto del vincolo archivistico e studiando la storia del soggetto produttore. 

Eseguita una prima ricognizione della documentazione da riordinare, mediante appropriata schedatura, è di massima preferibile procedere al riordinamento anche fisico delle carte. Questo facilita la ricerca e permette di ridurre la movimentazione dei pezzi, consentendo di fare descrizioni più sintetiche dei contenuti dei fascicoli e segnature più semplici sui dorsi delle buste.

Ora che avete delle nozioni di base siete pronti a scoprire la storia del CAI Lecco e del suo archivio storico!

FONTI: Linda Giuva e Maria Guercio (a cura di), Archivistica. Teorie, metodi, pratiche, Carocci Editore, 2014.